HubSpot implementeren: zo pak je het slim aan als MKB

Je hebt besloten dat HubSpot de juiste keuze is voor jouw bedrijf. Of je overweegt het serieus. De volgende vraag is dan: hoe begin je? Want HubSpot is een groot platform met veel mogelijkheden; en juist daarin schuilt het risico. Bedrijven die zonder plan starten, hebben zes maanden later een half ingericht systeem dat niemand meer gebruikt.

Dat is zonde. En het is te voorkomen.

In deze blog laat ik je zien hoe een slimme HubSpot-implementatie eruitziet voor het MKB; stap voor stap, zonder onnodige complexiteit.

Stap 1: begin met je doel, niet met het platform

De meest gemaakte fout bij HubSpot-implementaties is dat bedrijven beginnen met de techniek in plaats van met het doel. Ze klikken zich een weg door het platform, richten allerlei dingen in en ontdekken pas later dat ze niet weten waarvoor ze het inrichten.

Begin met twee vragen. Wat is het concrete probleem dat HubSpot moet oplossen? En hoe ziet succes er over zes maanden uit?

Voorbeelden van goede antwoorden:

“Leads die via onze website binnenkomen, worden nu te laat of helemaal niet opgevolgd. Over zes maanden wil ik dat elke lead binnen 24 uur een persoonlijk antwoord heeft gekregen via een geautomatiseerde sequentie.”

“We hebben geen inzicht in onze verkooppipeline. Over zes maanden wil ik per week kunnen zien hoeveel deals er open staan, wat de totaalwaarde is en waar de knelpunten zitten.”

Met dat doel voor ogen wordt elke implementatiebeslissing een stuk eenvoudiger.

Stap 2: richt je CRM als fundament in

HubSpot is opgebouwd rond het CRM; het systeem waarin al je contacten, bedrijven en deals worden bijgehouden. Dit is het fundament. Als het CRM niet goed is ingericht, werkt de rest van het platform ook niet goed.

Wat een goede CRM-inrichting vraagt:

Contacteigenschappen definiëren. Welke informatie wil je bijhouden van elke lead en klant? Sector, bedrijfsomvang, herkomst, fase in het verkoopproces? Stel die velden in voordat je begint met importeren.

Bestaande data importeren. Je huidige klantenlijst, offerte-aanvragen, LinkedIn-connecties; dat gaat allemaal het CRM in. Doe dit gestructureerd en schoon; dubbele contacten en incomplete data verstoren je rapportages.

Een verkooppipeline aanmaken die aansluit bij hoe jij verkoopt. Niet de standaardpipeline van HubSpot, maar de fasen die passen bij jouw proces. Van eerste contact tot ondertekend contract.

Stap 3: automatiseer de eerste opvolging

De meeste MKB-bedrijven beginnen hier met de meeste tijdswinst: de automatische opvolging van nieuwe leads.

Stel je voor: iemand vult het contactformulier in op jouw website. Wat gebeurt er nu? Waarschijnlijk krijg je een e-mailnotificatie, vergeet je die in de drukte van de dag en belt je twee dagen later terug als je eraan denkt. Ondertussen heeft die lead al drie concurrenten gesproken.

Met HubSpot stel je in dat:

• De lead direct een persoonlijke bevestigingsmail ontvangt
• Jij of je salesteam een notificatie krijgt met alle beschikbare informatie over de lead
• Na twee dagen automatisch een follow-up mail wordt gestuurd als er nog geen reactie is
• De lead in de juiste fase van je pipeline wordt gezet

Dit kost één keer tijd om in te richten; daarna werkt het automatisch. Voor elke lead, elke keer.

Stap 4: koppel je marketingkanalen

HubSpot wordt pas echt krachtig als je marketingkanalen zijn gekoppeld. Dan zie je niet alleen wie er contact opneemt, maar ook hoe die persoon bij jou terecht is gekomen.

Welke kanalen koppel je?

Je website via het HubSpot-trackingscript. Daarmee zie je welke pagina’s elke bezoeker heeft bekeken, hoe lang ze op de site waren en wanneer ze zijn vertrokken.

Google Ads en LinkedIn Ads. Koppel je advertentieaccounts aan HubSpot en je ziet welke advertentie heeft geleid tot welke lead en welke klant. Dat is het inzicht dat je nodig hebt om je advertentiebudget goed te besteden.

Je e-mailprogramma. Stuur je e-mails via HubSpot, dan zie je per contact wie je mails opent, klikt en reageert.

Je telefoon. Bel je via een VoIP-systeem dat integreert met HubSpot, dan worden gesprekken automatisch gelogd bij het contactrecord.

Stap 5: meet wat telt

HubSpot heeft uitstekende rapportagemogelijkheden; maar ook hier geldt: begin met wat jij nodig hebt, niet met alles wat beschikbaar is.

De basisrapportages die elke MKB-ondernemer wil zien:

Hoeveel nieuwe leads zijn er deze maand binnengekomen en via welk kanaal? Hoeveel leads zijn omgezet naar klant en in hoeveel tijd? Wat is de gemiddelde orderwaarde van nieuwe klanten? Welke e-mails en sequenties presteren het beste?

Maak een simpel dashboard met deze vier rapportages. Bekijk het wekelijks. Pas aan op basis van wat je ziet. Meer heb je in de eerste fase niet nodig.

Wat een goede HubSpot-partner doet

Een HubSpot-implementatie zelf doen is mogelijk. Maar de meeste MKB-ondernemers die het proberen, lopen na twee maanden vast. Niet omdat ze het niet kunnen, maar omdat ze de combinatie van strategische keuzes én technische uitvoering naast hun gewone werk moeten doen.

Een goede HubSpot-partner neemt de implementatie over, maar denkt mee over de strategie. Hij richt het systeem in zoals jij verkoopt, niet zoals het platform standaard is opgezet. Hij traint je team zodat iedereen ermee werkt. En hij blijft beschikbaar als er vragen zijn of als je wil doorgroeien.

Voor MKB-ondernemers in de regio Gelderland doet E-grow precies dat. Van de eerste scan van jouw huidige situatie tot een volledig ingerichte HubSpot-omgeving die werkt voor jouw bedrijf.

Wil je weten wat een goede HubSpot-implementatie voor jouw bedrijf betekent? Vraag de gratis scan aan via e-grow.nl.